ファイル分類インフラストラクチャおよびファイル サーバー リソース マネージャーを使用して、フォルダーの保持期間を設定したり、ファイルを訴訟ホールドにしたりすることができます。
Prerequisites
この記事の手順では、SMTP サーバーがファイル有効期限通知用に構成されていることを前提としています。
手順 1:リソース プロパティ定義を作成する
この手順では、Retention Period および Discoverability リソース プロパティを有効にして、ファイル分類インフラストラクチャがこれらのリソース プロパティを使用してネットワーク共有フォルダーでスキャンされたファイルにタグを付けることができるようにします。
リソース プロパティ定義を作成するには:
ドメイン コントローラーで、Domain Admins セキュリティ グループのメンバーとしてサーバーにサインインします。
Active Directory 管理センターを開きます。 In Server Manager, select Tools, and then select Active Directory Administrative Center.
[ダイナミック アクセス制御] を展開してから、[リソース プロパティ] を選択します。
Right-click Retention Period, and then select Enable.
Right-click Discoverability, and then select Enable.
手順 2:通知を構成する
この手順では、ファイル サーバー リソース マネージャーのコンソールを使用して、SMTP サーバー、既定の管理者電子メール アドレス、およびレポート送信元の既定の電子メール アドレスを構成します。
通知を設定するには:
Administrators セキュリティ グループのメンバーとしてファイル サーバーにサインインします。
From the Windows PowerShell command prompt, type Update-FsrmClassificationPropertyDefinition, and then press ENTER. これにより、ドメイン コントローラーで作成されたプロパティ定義がファイル サーバーに同期されます。
ファイル サーバー リソース マネージャーを開きます。 In Server Manager, select Tools, and then select File Server Resource Manager.
[ファイル サーバー リソース マネージャー (ローカル)] を右クリックしてから、[オプションの構成] を選択します。
On the Email Notifications tab, configure the following parameters:
[SMTP サーバー名または IP アドレス] ボックスに、ネットワーク上の SMTP サーバーの名前を入力します。
[管理者である既定の受信者] ボックスに、通知を受け取る管理者の電子メール アドレスを入力します。
[既定の "差出人" 電子メール アドレス] ボックスに、通知の送信に使用する電子メール アドレスを入力します。
Select OK.
手順 3:ファイル管理タスクを作成する
この手順では、ファイル サーバー リソース マネージャーのコンソールを使用して、次の条件でファイルを有効期限切れにするファイル管理タスクを作成します。
- ファイルが訴訟ホールドとして分類されていない。
- ファイルが長期保持期間を持つものとして分類されている。
- ファイルが過去 10 年間に変更されていない。
- タスクが月の最終日に実行される。
ファイル管理タスクを作成するには:
Administrators セキュリティ グループのメンバーとしてファイル サーバーにサインインします。
ファイル サーバー リソース マネージャーを開きます。 In Server Manager, select Tools, and then select File Server Resource Manager.
[ファイル管理タスク] を右クリックし、[ファイル管理タスクの作成] を選択します。
On the General tab, in the Task name box, type a name for the file management task, such as Retention Task.
On the Scope tab, select Add, and choose the folders that should be included in this rule, such as D:\Finance Documents.
On the Action tab, in the Type box, select File expiration. In the Expiration directory box, type a path to a folder on the local file server where the expired files will be moved. このフォルダーには、ファイル サーバー管理者にのみアクセスを許可するアクセス制御リストがなければなりません。
On the Notification tab, select Add.
[次の管理者に電子メールを送信する] チェック ボックスを選択します。
[影響のあるファイルを使用するユーザーに電子メールを送信する] チェック ボックスをオンにしてから、[OK] を選択します。
On the Condition tab, select Add, and add the following properties:
In the Property list, select Discoverability. In the Operator list, select Not equal. In the Value list, select Hold.
In the Property list, select Retention Period. In the Operator list, select Equal. In the Value list, select Long-Term.
On the Condition tab, select the Days since file was last modified check box, and then set the value to 3650.
On the Schedule tab, select the Monthly option, and then select the Last check box.
Select OK.
手順 4:ファイルを手動で分類する
この手順では、訴訟ホールドにするファイルを手動で分類します。 このファイルの親フォルダーは、長期保持期間を使用して分類されます。
ファイルを手動で分類するには:
Administrators セキュリティ グループのメンバーとしてファイル サーバーにサインインします。
手順 3 で作成したファイル管理タスクのスコープで構成したフォルダーに移動します。
Right-click the folder, and then select Properties.
On the Classification tab, select Retention Period, select Long-Term, and then select OK.
Right-click a file within that folder, and then select Properties.
On the Classification tab, select Discoverability, select Hold, select Apply, and then select OK.
ファイル サーバーで、ファイル サーバー リソース マネージャーのコンソールを使用してファイル管理タスクを実行します。 ファイル管理タスクが完了した後に、フォルダーを検査し、ファイルが有効期限切れディレクトリに移動されていないことを確認します。
Right-click the same file within that folder, and then select Properties.
On the Classification tab, select Discoverability, select Not Applicable, select Apply, and then select OK.
ファイル サーバーで、ファイル サーバー リソース マネージャーのコンソールを使用してファイル管理タスクを再度実行します。 ファイル管理タスクが完了した後に、フォルダーを検査し、ファイルが有効期限切れディレクトリに移動されたことを確認します。